TEKNIK PERSIDANGAN MUSYAWARAH DAN RAPAT

TEKNIK  PERSIDANGAN MUSYAWARAH

(TEORI DAN SIMULASI)

Oleh :

Enang Rusnandi, S.Pd., M.Kom.

  

1.      Pendahuluan

Suatu organisasi, termasuk organisasi-organisasi kemahasiswaan di lingkungan kampus, didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu. Hal tersebut mengandung makna bahwa semua aktivitas organisasi yang dijalankan bermuara pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Namun tentu saja, manakala kita berbicara organisasi kemahasiswaan khususnya, maka segala proses atau aktivitas yang ditujukan untuk mencapai tujuan hendaknya juga menjadi perhatian. Kenapa demikian ? Hal itu dikarenakan organisasi kemahasiswaan merupakan salah satu sarana pembinaan bagi para mahasiswa sebelum terjun ke masyarakat secara langsung setelah mereka lulus dan organisasi kemahasiswaan merupakan miniatur dari sebuah sistem kehidupan yang lebih luas.

Selain itu, prinsip untuk mempersiapkan dan mengelola kegiatan secara baik, terencana dan terorganisir, akan menjadikan aktivitas-aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik pula dan diharapkan dapat mencapai tujuan dengan tingkat kegagalan yang sudah dapat diprediksi.

Berbicara organisasi, maka sesungguhnya kita sedang membicarakan aturan, tata kelola, kebijakan, program kerja serta hal-hal lain yang menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan organisasi seperti masalah pendanaan dan etika berorganisasi. Organisasi kemahasiswaan seyogyanya dijalankan dengan berpijak pada aturan-aturan yang telah ditetapkan, mengambil kebijakan dengan berdasar pada pedoman organisasi dan anggota organisasi senantiasa bersikap dan bertindak sesuai dengan etika dan norma yang telah ditetapkan. Dengan demikian, diharapkan muncul atmosphir organisasi kemahasiswaan yang merefleksikan suatu keteraturan dan ketaatan terhadap aturan atau ketentuan yang telah digariskan.

Selanjutnya hal lain yang harus diperhatikan oleh organisasi kemahasiswaan adalah mengenai pentingnya mempersiapkan kader-kader organisasi atau dengan istilah lain proses regenerasi dan suksesi kepemimpinan. Dengan memberikan perhatian ke hal itu, maka diharapkan organisasi kemahasiswaan di Universitas Majalengka dapat menelurkan kader-kader pemimpin bangsa yang cakap, memiliki integritas kepribadian, memiliki wawasan serta dapat menjadi suri tauladan bagi masyarakat.

Akhirnya, salah satu wujud dari keinginan mahasiswa untuk dapat beroganisasi dengan berpedoman pada tata cara dan etika berorganisasi yang baik, maka munculah gagasan dan program kerja dari DPM Universitas Majalengka untuk memberikan pelatihan tentang teknis persidangan, dimana seperti yang kita maklumi bahwa sidang dalam organisasi kemahasiswaan merupakan suatu sarana untuk mengambil keputusan-keputusan penting.

Materi pelatihan sidang ini yang dapat kami berikan berkenaan dengan semua hal yang berhubungan dengan persiapan, proses, teknik serta cara mengambil keputusan. Sehingga diharapkan para mahasiswa yang tergabung dalam organisasi-organisasi kemahasiswaan dapat memiliki keterampilan dan wawasan tentang bagaimana melakukan proses dan mekanisme persidangan.

2.      Jenis Persidangan

a.      Sidang Komisi

1.      Sidang Komisi dilakukan untuk membahas materi sidang yang sudah dibagi-bagi sesuai dengan bidang yang diperlukan dalam suatu persidangan.

2.      Sidang Komisi ini diikuti oleh anggota masing-masing komisi yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.      Anggota masing-masing komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

4.      Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dan dapat dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

5.      Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota komisi bersangkutan

b.      Sidang Pleno

1.      Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

2.      Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium / Pimpinan Sidang

3.      Sidang Pleno dipandu atau diarahkan oleh Steering Committee (SC)

4.      Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu materi yang telah dibahas pada Sidang Komisi.

c.       Sidang Paripurna

1.      Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta, undangan dan atau peninjau

2.      Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium / Pimpinan Sidang

3.      Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan

3.      Unsur-Unsur Persidangan

a.      Tempat atau ruang siding

b.     Waktu dan acara sidang

c.      Peserta sidang

d.     Perlengkapan sidang

e.       Tata tertib sidang

f.      Pimpinan / Presidium

4.      Peserta Sidang

a.      Peserta

Peserta adalah anggota dari suatu forum sidang yang dilaksanakan dengan agenda-agenda tertentu yang telah dipersiapkan.

1)      Hak peserta :

§  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis

§  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan, terutama pada saat terjadinya pemungutan suara.

§  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

§  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

2)      Kewajiban peserta :

§  Mentaati tata tertib persidangan

§  Menjaga ketenangan di ruang persidangan

§  Bersikap baik dan sopan selama mengikuti persidangan

b.      Peninjau

Peninjau adalah orang atau pihak yang didatangkan secara khusus untuk mengikuti persidangan dan diberikan kepadanya hak dan kewajiban seperti berikut ini :

1)      Hak Peninjau:

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis

2)      Kewajiban Peninjau:

§  Mentaati tata tertib persidangan

§  Menjaga ketenangan di ruang persidangan

§  Bersikap baik dan sopan selama mengikuti persidangan

5.      Jenis Pimpinan / Presidium Sidang

a.       Pimpinan Sidang Sementara, biasanya Pimpinan Sidang Sementara berasal dari Steering Comittee (SC), dan biasanya hanya berjumlah 2 orang.

2. Pimpinan Sidang Tetap, berjumlah 3 orang, berasal dari peserta sidang yang dipilih oleh peserta sidang dengan mekanisme pemilihan yang disepakati bersama.
3. Pimpinan Sidang Komisi, berjumlah 2 orang atau lebih sesuai dengan kebutuhan.

6.      Persyaratan Pimpinan / Presidium Sidang

Pimpinan sidang mempunyai kontribusi yang sangat besar dalam menciptakan kelancaran acara sidang, maka dari itu seorang pimpinan sidang bukan sekedar mempunyai kemauan saja, tetapi harus memiliki beberapa hal yang umumnya menjadi persyaratan menjadi seorang pimpinan sidang, antara lain:

a.       Dipilih dari dan oleh peserta sidang melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).

b.      Bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan sesuai dengan  aturan yang disepakati

c.       Berwenang  untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

d.      Syarat-Syarat dan Sikap Presidium Sidang :

1)      Mempunyai sifat kepemimpinan

2)      Adil, bijaksana dan bertanggung jawab

3)      Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

4)      Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

5)      Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

6)      Memiliki integras pribadi,

7)      Kecakapan dalam melakukan manajemen forum dan mekanisme sidang,

8)      Memiliki pengetahuan mendalam tentang prosedur pengambilan keputusan

9)      Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

10)  Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

11)  Menghargai pendapat orang lain

7.      Ketukan Palu

a.      1 kali ketukan

1)      Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

2)      Mengesahkan keputusan sidang poin perpoin (dalam pembahasan pasal dan ayat dan sifatnya sementara).

3)      Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang misalnya 1 X 5 menit.

4)      Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

b.      2 kali ketukan :

1)      Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya skorsing istirahat, makan, proses lobi dan sholat.

c.       3 kali ketukan :

1)      Digunakan untuk membuka atau menutup sidang  

2)      Digunakan untuk mengesahkan keputusan sidang

d.      Ketukan berkali-kali :

1)       Digunakan pada saat menenangkan persidangan/perhatian

2)      Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

8.      Quorum

a.       Persidangan dinyatakan syah atau memenuhi quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½  jumlah peserta sidang yang terdaptar pada OC ditambah 1  

b.      Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta sidang yang hadir

c.       Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan proses lobbi sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

9.      Bentuk-Bentuk Interupsi

a.      Interupsi (biasa)

Dipakai untuk memotong pembicaraan baik itu pembicaraan pimpinan sidang, maupu peserta sidang

b.      Point Of Informatioan (PI)

Diucapkan apabila yang akan diajukan adalah untuk menginformasikan sesuatu yang kurang jelas.

c.       Point Of Order (PO)

Diucapkan apabila pembicaraan yang akan diajukan berkaitan langsung dengan pokok pembicaraan

d.      Point Of Clarification (PC)

Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan adalah untuk memperjelas kembali mengenai pernyataan yang sudah dikatakan sebelumnya

e.       Point Of Personal Privilage (PP)

Diucapkan untuk membela diri karena pembicaraan yang berlangsung menyinggung kepentingan pribadi atau orang tertentu

f.        Point of Clearens

Diucapkan jika yang akan diajukan untuk meluruskan masalah ketika persoalan mengenai persoalan point personal privilage/menyangkut pribadi

g.      Point of Solution

Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan untuk menyampaikan atau menawarkan suatu solusi

h.      Point of Justification

Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan untuk menguatkan pendapat sebelumnya

i.        Peninjauan Kembali

Diucapkan jika yang akan diajukan untuk peninjauan kembali terhadap draf yag sudah disepakati sebelum disahkan.

10.  Istilah-Istilah dalam Persidangan

v  AKLAMASI
Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.

v  MUSYAWARAH UNTUK MUFAKAT
Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.

v  DELEGASI
Utusan dari kelompok unsur suatu organisasi kemahasiswaan yang mewakili dalam sidang.

v  FORUM
Bisa tempat atau suasana pertemuan untuk persidangan.

v  LOBYING

Suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

v  SKORSING
Sidang sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi.

v  NEGOSIASI
Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.

v  VOTING
Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.

v  ONE MAN ONE VOTE
pengambilan keputusan satu orang satu suara

v  INTERUPSI
Penyelaan Atau Pemotongan (Pembicaraan, Pidato Dls)

v  Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.

v  WALK OUT
keluar sidang dengan maksud dan tujuan untuk tidak menerima keputusan sidang

v  KEPUTUSAN
segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam

v  KETETAPAN
Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum  

v  DEMISIONER
Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut.

v  KETUA TERPILIH
Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.

v  SKORSING

Penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung

v  PENDING

Memberhentikan sidang sementara tanpa ada batasan waktu kapan sidang akan dilanjutkan kembali.